Guide complet de déploiement et d'utilisation du DCE
- Identifier et comprendre les exemptions qui peuvent s'appliquer à vos conducteurs et vos opérations
- Planifier et assurer le déploiement d’un calendrier d’implantation du DCE en entreprise
- Planifier des séances de formation fréquemment et sur une base continue (interne et externe)
- Comprendre les principales exigences des règles du DCE affectant vos opérations
- Adopter ou mettre à jour une politique sur les heures de conduite et de repos propre à votre entreprise
- Évaluer et sélectionner votre fournisseur de DCE
- Comprendre la ou les raison(s) des conduites non assignées
- Comprendre à partir de quand vous devrez utiliser un DCE dans votre flotte
- Nommer un ou des champion(s) DCE
- Communiquer les avantages de l’utilisation du DCE auprès de votre équipe
- Auditer l’utilisation du DCE à l’interne
- Justifier les périodes de conduite non authentifiée qui n’ont pas été attribuées à des conducteurs
- Conserver les rapports d'activités pour une période minimale de 6 mois (systèmes distincts)
- Veiller à ce que les conducteurs disposent de la documentation DCE requise dans les véhicules
- Fournir les rapports d'activités à un inspecteur dans le cas d’un audit
- Comprendre les règlements sur le harcèlement et ses sanctions
- Comprendre et respecter les lois applicables
- Fournir et tenir à jour toutes les informations en lien avec les comptes conducteurs
- Assurer que les conducteurs utilisent le DCE et avec le bon compte
- Réviser le contenu des rapports d'activités et suggérer des modifications de manière électronique si nécessaire
- Conserver les pièces justificatives requises
- Supporter les conducteurs dans l’utilisation quotidienne du DCE (niveau de support S1)
- Assurer que le DCE soit bien installé, bien déployé, en bon état de marche et utilisé sécuritairement
- Créer et maintenir une relation de travail collaborative avec le fournisseur de DCE.
- La gestion de changements d’activité en lien avec les heures de service (OFF, SB, D, ON)
- L'annotation des activités lorsque nécessaire
- L'indication de la localisation d'une activité si elle n’a pas été acquise automatiquement
- La vérification ou l'entrée d'informations concernant le numéro du tracteur, numéro de la remorque, numéros de connaissement
- L'attribution de temps de conduite non authentifié lui appartenant
- La révision des modifications suggérées par l'exploitant
- La transmission de rapports d'activités aux contrôleurs routiers dans le cadre d'une inspection
- La certification de chacun de ses rapports d'activités
Chaque pays et province offre des exemptions à divers groupes de transporteurs. Les hyperliens suivants vous mèneront vers la liste détaillée de chacune d’entre elles.
- États-Unis : Federal Motor Carrier Safety Administration
- Canada: Transport Canada
- Ontario: Ministry of Transportation
- Québec: Société de l'Assurance Automobile du Québec
- États-Unis : Federal Motor Carrier Safety Administration
- Canada: Transport Canada
Voici les principaux éléments liés au DCE à considérer lors de la mise à jour de votre politique sur les heures de conduite et de repos.
- Définir les rôles et responsabilités
- Quoi faire et qui contacter si le conducteur éprouve des difficultés lors de l’utilisation du DCE
- Définir le processus de soumission et de conservation des pièces justificatives requises
- Comment assurer une surveillance et un suivi des rapports d'activités des conducteurs de la part de la direction/administration
- Comment empêcher les répartiteurs d'attribuer du travail (conduite) aux conducteurs sans heures disponibles
- Une déclaration interdisant aux conducteurs de conduire en infraction lorsqu'ils manquent d'heures
- Énoncer les mesures disciplinaires et actions correctives en cas d'infraction de conformité
- Processus de signalement et de résolution des défectuosités (MF/DC)
Une fois la politique interne modifiée, n'oubliez pas de communiquer les changements à vos employés et de les rendre facilement disponibles pour une consultation future.
Ce rôle est primordiale. Il est nécessaire qu’un ou plusieurs membres de votre équipe s’assurent:
- De maîtriser à la fois les règles, lois et obligations en lien avec les heures de conduites et de repos
- De maîtriser l’utilisation de la solution de DCE tant au niveau de l’application mobile que du portail web
- De configurer la solution de DCE et la maintenir.
- De supporter les utilisateurs du DCE (administrateurs et conducteurs) en tant qu’expert
- D’établir le lien avec le fournisseur de DCE (agir de courroie de transmission auprès du chargé de projet de votre fournisseur de DCE)
- De coordonner les installations
- De coordonner les formations
- De s’occuper du suivi des billets de services ouverts auprès du fournisseur de DCE
- D’inclure l’utilisation du DCE dans la politique interne des heures de conduite et de repos.
- D’offrir aux utilisateurs (actuels et nouveaux) un niveau de formation adéquat.
- De mobiliser et conscientiser l’entreprise (le ou les exploitants/s) de ses responsabilités en lien avec l’utilisation du DCE.
Voici quelques exemples qui pourraient être inclus dans la planification et le suivi du déploiement d’un plan d’implantation du DCE.
- Développer un plan d’action clair officialisant les prochaines étapes
- Établir un calendrier de déploiement réaliste selon votre réalité et vos besoins
- Tester et valider les DCE et établir les comptes d’utilisateurs
- Coordonner les installations
- Identifiez les intégrations que vous souhaitez réaliser entre votre solution DCE et vos autres produits
- Identifier les véhicules à équiper
- Identifier les utilisateurs (conducteurs, répartiteurs, gestionnaires et autres) et planifier leur formation (interne et/ou externe)
Prenez le temps d’établir une liste de requis qualificatifs en répondant à quelques questions, voici quelques exemples:
Voici quelques autres avantages importants associés à l’utilisation du DCE que vous devriez partager auprès de votre équipe :
- Gain de temps et d'argent en réduisant la paperasserie
- Réduction des frais administratifs
- Amélioration de l'efficacité de vos opérations
- Accès, en temps réel, à de l'information pertinente aux différents membres de votre équipe
- Minimisation des infractions de conformité
- Contribution à l’amélioration de votre dossier de sécurité (ex. PECVL)
- Prévention des accidents
Si vous vous retrouvez à:
- Répondre à de nombreuses questions de conducteurs;
- Fréquemment faire des modifications de rapports d'activités (des demandes de changements);
- Harceler les conducteurs pour qu’ils/elles certifient leurs fiches;
- Ou gérer trop de conduites non assignées.
C'est un signe qu'une formation DCE supplémentaire est nécessaire.
Mettre en place des sessions régulières et continues de formation dans le but d'assurer que les conducteurs et le personnel sont pleinement informés et à l'aise avec la technologie aideront à:
- Gagner du temps
- Réduire considérablement les erreurs de journalisation (rapports d'activités)
- Réduire drastiquement la quantité de conduites non assignées
- Garder à l'esprit les politiques et procédures des heures de conduite et de repos
- Maintenir la conformité de la flotte
La direction, les conducteurs et le personnel concernés doivent tous participer à la formation DCE. Développer un processus pour traiter les questions ou problèmes de DCE est une autre partie importante de la formation continue. C’est une question d’efficacité, de conformité et de tranquillité d’esprit.
Les exploitants sont responsables, entre autres, de s'assurer que tous les temps de conduite non assignés sont résolus.
- Soit le conducteur peut réclamer et annoter une conduite non assignée à son journal
- Soit cette conduite peut être réattribuée à un autre conducteur.
Ne pas résoudre les activités de conduite non assignée peut entraîner des violations de conformité ou causer des problèmes lors de l'inspection/audit.
Si vous avez beaucoup de conduites non assignées qui se produisent à cause des « jockeys » ou des mécaniciens qui déplacent les véhicules, prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous pouvez réduire ces occurrences. Il est possible d’avoir une tablette partagée à la disposition des conducteurs de triage afin qu'ils puissent se connecter au véhicule et effectuer le déplacement. Une fois le déplacement effectué, ils pourront se déconnecter.
Avec INGtech, vous pouvez facilement isoler les activités « de cours » et les annoter/justifier en lot.
L'audit ce n'est pas une perspective passionnante, mais c'est essentiel. La planification d'audits internes peut aider à vérifier si les conducteurs remplissent correctement leurs fiches et si le personnel suit les processus prescrits. Votre entreprise doit mettre en œuvre un processus efficace de surveillance, de suivi et d'évaluation de la conformité de tous les conducteurs aux réglementations d’heures de conduite et de repos en vigueur et aux politiques de l'entreprise. Il est de la responsabilité de l’exploitant d'examiner rapidement tous les registres du statut de service pour les infractions des heures de service (heures de conduite et de repos). Envisagez d'augmenter la fréquence de vos audits pendant cette importante période de déploiement.
Plan d'action pour les auditeurs :
- Examiner la conformité des heures de conduite et de repos du conducteur selon son cycle en vigueur;
- Examiner les rapports de ronde de sécurité (eRDS);
- S’assurer que les conducteurs vérifient et certifient (signent) leurs rapports d'activités quotidiennement;
- Identifier les trajets qui ont été effectués sans conducteur assigné, trouver le conducteur qui a effectué le trajet et affecter ce conducteur au trajet.
